Оптимизируем процесс

документирования контрольного мероприятия

Результаты любого контрольного мероприятия подлежат обязательному документированию. Известно, что до 30 % времени уходит именно на документирование результатов проверки. Проблема документирования сложна тем, что в данном процессе, как правило, задействовано несколько человек, деятельность которых подлежит общей координации.

В органах Федерального казначейства требование документированности контрольных мероприятий нормативно закреплено в Положении о внутреннем контроле и внутреннем аудите в Федеральном казначействе[1]. Практическая реализация указанного требования раскрывается в Стандартах внутреннего контроля и внутреннего аудита Федерального казначейства, применяемых контрольно-аудиторскими подразделениями при осуществлении контрольной деятельности[2], в частности – Стандарте 4 «Оформление результатов проверки».

Анализ требований нормативных документов, сложившихся подходов при документировании результатов проверки, а также используемого инструментария при их подготовке показал, что указанную деятельность можно оптимизировать.

В настоящей статье рассматривается практический подход к сокращению трудозатрат, используемый в отделе внутреннего контроля и аудита Управления Федерального казначейства по Саратовской области. На конкретном примере будет рассмотрен процесс документирования, начиная с момента подготовки приказа на проведение контрольного мероприятия на объекте проверки, и заканчивая моментом оформления акта проверки по ее результатам.

Анализируем Стандарты

Анализ Стандартов показывает, что с одной стороны, формы используемых документов типизированы (т.е. являются шаблонами для заполнения) и, с другой стороны – имеют реквизиты, содержащие одинаковые данные. Так, например, реквизит «наименование объекта проверки» содержится в следующих документах: Приказ о проведении проверки деятельности объекта проверки (далее – Приказ), Программа проведения проверки (далее – Программа проверки), запрос-требование на представление документов к проверке (далее – Запрос-требование), Справка по результатам проверки деятельности объекта проверки (далее – Справка), Акт по результатам проверки деятельности объекта проверки (далее – Акт) (Рисунок1).

То же самое можно сказать и о других реквизитах, например: «период проверки», «срок проведения проверки», «руководитель объекта проверки» . Более того, в ходе контрольного мероприятия по каждому проверяемому направлению деятельности готовится отдельная Справка. При этом, все указанные Справки должны быть оформлены в соответствии с требованиями Стандартов, а значит обладать одинаковым набором реквизитов.

Данное наблюдение позволяет сформулировать несколько важных положений. Первое: все используемые однотипные документы можно создавать на основе соответствующего шаблона. Второе: одни и те же реквизиты используются в различных документах и, было бы удобным вносить значение реквизита в одно место (источник) с тем, чтобы оно отображалось во всех необходимых документах (приемниках). Третье: для корректировки значения реквизита во всех документах, необходимо будет поправить его только в одном месте – источнике, в приемниках же значения изменятся автоматически.

Таким образом, нам необходимо создать некий инструментарий, который бы позволил реализовать наши идеи на практике. И сегодня каждый сотрудник органа Федерального казначейства располагает возможностью самостоятельной его разработки. Для этих целей достаточно воспользоваться нашими постоянными электронными помощниками – текстовым редактором Microsoft Word и редактором электронных таблиц Microsoft Excel из пакета приложений Microsoft Office[3].

Создаем источник

Посмотрим еще раз на Рисунок 1. Очевидно, что нужен некий источник данных, который будет содержать конкретные значения все реквизитов. Для простоты изложения материала далее будем рассматривать следующий набор реквизитов:

• «наименование объекта проверки»;
• «срок проведения проверки»;
• «период проверки».

Создадим источник с помощью редактора электронных таблиц Microsoft Excel. По сути, это простой файл, который содержит в первой строке наименования реквизитов, а во второй – их значения. Пример содержимого файла приведен на Рисунке 2[4]. Сохраним его с именем «Источник.xlsx» в папке «Проверка» на диске «С» (С:\ Проверка).

В последующем, мы с Вами увидим, как из данного источника получать конкретные значения реквизитов.

Создаем шаблоны документов

Каждый день, приходя на свое рабочее место, мы включаем компьютер и запускаем программу Microsoft Word. Однако далеко не все знают, что с его помощью можно создавать вполне профессионально оформленные документы. Его богатая система объединения данных обеспечивает сохранение связей документов с различными важными источниками деловой информации. При этом, реализация этих возможностей не такая сложная задача, как может показаться сначала!

Итак, создадим шаблоны документов. Для начала создадим в Microsoft Word шаблон Приказа и сохраним его с именем «Приказ.docx» в папке «Проверка» на диске «С» (С:\ Проверка). Пример данного шаблона приведен на Рисунке 3. На данном этапе, в шаблоне Приказа места, где будут содержаться конкретные значения, обозначены прочерком.

Аналогичным образом создаем шаблоны документов для Программы проверки, Запрос-требования, Справки и Акта.

Устанавливаем связи и просматриваем значения

После того, как созданы шаблоны документов, необходимо, чтобы вместо указанных нами прочерков подставлялись конкретные значения из источника, т.е. из файла с именем «Источник.xlsx».

Для этого необходимо установить связь между источником с данными (файлом с именем «Источник.xlsx») и нашим шаблоном (файлом с именем «Приказ.docx»). Выполним следующие действия:

• Откроем в Microsoft Word файл с именем «Приказ.docx» (обратите внимание, что файл с именем «Источник.xlsx» должен быть закрыт);
• На ленте Microsoft Word выберем вкладку «Рассылки»;
• На вкладке «Рассылка» из раскрывающегося списка команды «Выбрать получателей» выберем действие «Использовать существующий список …» (Рисунок 4).

После этого на экране появится диалоговое окно, предлагающее открыть файл с источником данных. Находим на диске «С» папку «Проверка» и открываем ранее созданный файл с именем «Источник.xlsx» (Рисунок 5). В появившемся сообщении нажимаем кнопку «Ок» (Рисунок 6).

Связь между источником с данными и шаблоном Приказа установлена! Последнее, что осталось нам сделать – это отобразить конкретные значения реквизитов в тексте шаблона документа.

Для этого, в строке «О проведении проверки деятельности _______ Управления Федерального казначейства по Саратовской области» с помощью «мыши» выделяем символы подчеркивания (подстроку «_______») и выбираем на вкладке «Рассылка» из раскрывающегося списка команды «Вставить поле слияния» действие «Наименование_проверяемого_объекта_проверки» (Рисунок 7). После этого наше предложение должно выглядеть так: «О проведении проверки деятельности Отдела №2 Управления Федерального казначейства по Саратовской области». Если значение реквизита сразу не отобразилось, то нажмите на данной вкладке кнопку «Просмотр результатов».

Подобным образом вставляем в текст шаблона Приказа все требуемые реквизиты. Обратите внимание, что в раскрывающемся списке команды «Вставить поле слияния» перечислены все наши наименования реквизитов из файла «Источник.xlsx». Таким образом, остается выбрать только нужное наименование из открывшегося списка и в текст документа (в место, где располагается курсор) будет вставлено конкретное значение из источника. Фрагмент текста со значением в терминах Microsoft Word называется полем. Вы можете вставлять в текст документа любое количество полей, в т.ч. одних и тех же.

Здесь же рассмотрим еще один представляющий практический интерес вопрос, затрагивающий процесс заверения руководителем объекта проверки документов, в которых выявлены нарушения. Данные документы помещаются в виде сканированных копий в отдельное приложение к Справке или Акту. Рассмотрим процесс формирования данного приложения к Справке (приложение для Акта готовится аналогично).

Сформируем будущее приложение с нарушениями к Справке в виде отдельного шаблона в формате Microsoft Word. Шаблон необходимо подготовить так, чтобы при добавлении в него текста или сканированных копий документов, в которых зафиксированы нарушения, на каждом добавляемом листе отметка о заверении проставлялась автоматически. Предположим, что отметка о заверении должна выглядеть так, как это показано на Рисунке 8.

В местах текста, где указан прочерк (подстрока «_______»), должны содержаться конкретные значения наименование проверяемого объекта проверки и фамилия, имя, отчество руководителя объекта проверки (уполномоченного лица) из источника данных. Как это сделать Вы уже знаете. А для того, чтобы текст отметки о заверении автоматически появлялся на каждом вновь добавляемом листе документа, его необходимо разместить в нижнем колонтитуле. Для этого, выполните следующую операцию: на вкладке «Вставка» из раскрывающегося списка команды «Нижний колонтитул» выберете действие «Пустой». В документе появится выделенная область, в которой и необходимо разместить приведенный на Рисунке 8 текст.

Теперь, при добавлении нового листа в созданный шаблон документа, отметка о заверении будет проставляться автоматически!

Работа с шаблонами

Руководитель группы предстоящей проверки при подготовке Приказа формирует файл со значениями реквизитов (источник). Он же сообщает участникам группы проверки место его расположения на общем сетевом ресурсе. В данный источник вносятся все необходимые сведения о предстоящем контрольном мероприятии: срок проверки, период проверки, дата создания объекта проверки, его наименование и другие. Далее, по мере необходимости, участники группы проверки «подключаются» к источнику и получают все необходимые значения реквизитов в свой рабочий документ. Окончательно сформированные документы (Справка, Акт и т.д.) каталогизируются на общем сетевом ресурсе.

Таким образом, руководитель и участники группы проверки уверены, что все подготовленные ими документы содержат весь необходимый реквизитный состав и соответствующие им значения.

Итоги

Какие преимущества в сравнении с традиционным подходом[5] мы получили? Перечислим их:

• снижение времени, необходимого для подготовки документов;
• повышение качества составления документов;
• увеличение времени, необходимого на подготовку к проверке;
• увеличение времени, необходимого для проверки соответствующих направлений деятельности;
• снижение времени на последующую проверку подготовленных материалов руководителем и участниками группы проверки;
• повышение внутригрупповой ответственности;
• создание условий для дальнейшей автоматизации рутинных операций, связанных с открытием шаблонов документов, сохранением документов в необходимые папки с установленными именами и т.п.

Внедрение рассмотренного подхода в отделе внутреннего контроля и аудита Управления Федерального казначейства по Саратовской области существенно повысило качество подготавливаемых документов. У сотрудников отдела появилось больше времени уделять проверяемым направлениям деятельности. Кроме того, наблюдая конкретные преимущества описанного здесь подхода, сотрудники отдела стали больше внимания уделять вопросам оптимизации своей деятельности. Благодаря их активной позиции на каждом компьютере была произведена дополнительная настройка текстового редактора Microsoft Word, при помощи несложных макрокоманд реализованы дополнительные функции: по вставке в текст документа различных клише (названий учреждений, должностей сотрудников, их фамилии, имен и телефонов); написанию суммы прописью и т.д.

В заключении отметим, что мы затронули лишь некоторые аспекты деятельности отдела внутреннего контроля и аудита Управления Федерального казначейства по Саратовской области, позволяющие оптимизировать процесс подготовки документов. Более детальное и глубокое рассмотрение данного вопроса выходит за рамки настоящей статьи. Вместе с тем, описанная здесь методика может быть использована всеми, кому приходится в своей деятельности регулярно сталкиваться с подготовкой однотипных документов.

[1] приказ Федерального казначейства от 25 января 2011 года №19 «Об утверждении Положения о внутреннем контроле и внутреннем аудите в Федеральном казначействе».

[2] Стандарты внутреннего контроля и внутреннего аудита Федерального казначейства, применяемые контрольно-аудиторскими подразделениями при осуществлении контрольной деятельности, утвержденные приказом Федерального казначейства от 29 июня 2011г. №253 «Об утверждении Стандартов внутреннего контроля и внутреннего аудита Федерального казначейства, применяемых контрольно-аудиторскими подразделениями при осуществлении контрольной деятельности» (далее по тексту - Стандарты).

[3] В тексте статьи приводятся примеры, подготовленные с помощью пакета Microsoft Office 2007.

[4] Все примеры, приведенные в настоящей статье, можно скачать с Интернет-сайта Управления Федерального казначейства по Саратовской области перейдя по ссылке из раздела «

[5] Под традиционным мы понимаем подход, который заключается в достаточно автономной работе участника группы проверки при подготовке необходимых материалов (Справок, Акта). Этот подход распространен и выражается, как правило, во внесении изменений в ранее созданный документ.