В своем выступлении я расскажу не только о тех проблемах, с которыми мы столкнулись в период внедрения и о способах их решения, но и о существующих и нерешенных проблемах на сегодняшний день, а также поделюсь опытом, который мы приобрели в период уже промышленной эксплуатации нового программного продукта.

И начать хочу с высказывания Паскаля – «Предвидеть – значит управлять».

Надеюсь, что полученные знания о существующих «подводных камнях», станут подспорьем вам в проведении подготовительных мероприятий предшествующих внедрению, в организации работы в начальный период промышленной эксплуатации комплекса, а также в принятии правильных управленческих решений при возникновении нештатных ситуаций.

Автоматизированная система Федерального казначейства централизует на уровне Управления учет кассовых потоков, учет доходов бюджетов бюджетной системы РФ и учет расходов участников бюджетного процесса. Создается единый источник учетных данных.

При этом, сотрудники Отделений и Управления работают как единый механизм, и без этой совместной работы невозможно завершить работу в Управлении в целом. Теперь все находятся в «одной лодке» и об этом необходимо постоянно помнить, так как возникновение неустранимой проблемы на одном из участков может повлечь остановку работы на другом.

Единый источник образуется в момент конвертации учетных данных Отделений и Управления в автоматизированную систему и от качества этих данных во многом зависит результат миграции.

На что необходимо обратить внимание? СЛАЙД

1. Состояние справочников.

Одним из инструментов, позволяющим оперативно провести диагностику наличия в справочниках Отделений не только неактуальных кодов бюджетной классификации, но и неверно отраженных операций на счетах бюджетного учета, является Главная книга - регистр, отражающий всю информацию о произведенных операциях с начала года в разрезе кодов бюджетной классификации.

2. Отдельно стоящей проблемой в рамках миграции является документальный перенос средств без права расходования и невыясненных поступлений для возможности их последующего уточнения и разблокировки.

К сожалению, на момент внедрения отсутствовал автоматизированный механизм выверки, в связи с чем, данная сверка осуществлялась сотрудниками Управления и Отделений визуально. А это очень длительный и трудоемкий процесс. В связи с этим, в целях упрощения процедуры сверки предлагаем минимизировать на дату миграции количество невыясненных средств и средств без права расходования.

3. Т.к. конвертация учетных данных происходит не по-документально, а укрупнено, т.е. фактически переносятся показатели отчета о состоянии лицевого счета на дату миграции, а это информация о доведенных бюджетных данных и показатели графы «Поступило» и «Выбыло» лицевого счета. Информация о сумме внебанковских операций не конвертируется.

В результате, в Главной книге завышаются обороты по счетам Финансовых активов.

Корректируются обороты техническим документом на «сторно» общей суммы внебанковских операций, которая определяется расчетным путем.

Для того, чтобы сохранилась полная история внебанковских операций в системе и в целях контроля правильности проведения корректировки оборотов, рекомендуем предварительно выбрать сумму внебанковских операций по каждому лицевому счету и регистрировать в системе технические документы в разрезе лицевых счетов. Информация о сумме проведенных внебанковских операций с начала года по каждому получателю бюджетных средств будет необходима при заверении отчетности бюджетополучателей.

К основным нерешенным проблемам миграции на сегодняшний день относятся: СЛАЙД

1. Проблема переноса данных НВС прошлых лет по доходам, как результат, достоверность учета на 19 забалансовом счете.

2. Проблема отсутствия автоматизированных процедур сверок результатов миграции.

Проверка результативности миграции - это простая сверка показателей двух аналогичных форм, сформированных в наследуемом ППО и автоматизированной системе. Это трудоемкий процесс, который осуществляется специалистами визуально. Особенно остро данная проблема проявляется при сверке Главных книг по каждому из бюджетов. Неточности миграции длительный период корректируются внедренцами и специалистами структурных подразделений, при этом каждый раз показатели Главной книги сверяются повторно.

3. На наш взгляд, нельзя не сказать о существующей проблеме отражения факта передачи Отделениями и приема Управлением учетных данных на счетах бюджетного учета.

Без оформления факта централизации бюджетного учета на уровне Управления нарушается логика переходящих остатков финансовых активов, обязательств и результата Главной книги Управления. Данный вопрос поднимался нами в период пилотного тестирования процедуры миграции в нашем регионе, но проблема не устранена.

В период проведения конвертации учетных данных и в первые дни эксплуатации необходима оперативная связь со всеми Отделениями, для того чтобы мобильно управлять процессом сверки миграционных данных. В нашем регионе был создан внутренний форум Управления. На форуме Отделения в режиме on-line представляли отчеты о выполненной работе, о возникших проблемах и о результатах решения или не решения данных проблем. Управление, в свою очередь, всегда обладало информацией о ситуации дел в региональной сети.

Прежде чем остановиться на существующих проблемах и недостатках нового программного продукта, хочу отметить безусловные преимущества автоматизированной системы, именно в рамках бюджетного учета: СЛАЙД

1. Автоматизированная система позволяет оперативно располагать информацией о состоянии финансовых активов.

Ежедневно до 8.00 часов операционного дня, система автоматически осуществляет загрузку электронных аналогов банковских выписок из всех банковских счетов открытых Управлению, в режиме непрерывной обработки, без участия специалиста. Т.е. единый источник позволяет получить уже до 12.00 полную оперативную информацию в виде отчета об остатках средств на счетах органа ФК без осуществления процедуры свода отчетов подведомственных отделений (как это практиковалось ранее).

2. АСФК позволяет оперативно осуществлять контроль за правильностью оформления совершаемых операций бухгалтерскими записями в соответствии с нормами действующих нормативных правовых актов.

Если проводить аналогию с наследуемым комплексом, то ППО «Центр-КС» позволял пользователю регистрировать бухгалтерские записи в соответствующем справочнике самостоятельно и всегда присутствовал риск регистрации некорректной записи, как результат – недостоверный бюджетный учет и искаженная бюджетная отчетность. В АСФК – корреспонденция счетов, во-первых – строго соответствует нормам Инструкции, во-вторых – является частью программного кода, т.е. удалить или изменить невозможно. Тем самым обеспечивается единство и достоверность учета. В том случае, если оформленная бухгалтерская запись не соответствует характеру операции, то исправление вносится путем сторнирования и простановки новой записи. В данном случае сохраняется история действий.

3. Централизация данных дает возможность более оперативно представлять информацию в ФК в виде ежедневной бюджетной отчетности о поступлениях в федеральный бюджет и выплатах из федерального бюджета по видам доходов и экономическим категориям расходов.

4. Одновременно, значительно сокращается срок формирования и представления периодической бюджетной отчетности. Если ранее этот процесс занимал не менее 10 рабочих дней (прием, проверка и свод отчетов отделений), то на сегодня, формирование отчетности занимает 1-2 дня, после подтверждения получателями бюджетных средств операций проведенных на лицевых счетах (срок подтверждения регламентируется нормами приказа 8н).

5. Преимуществом системы является контроль правильности осуществления внутриказначейских расчетов по приносящей доход деятельности и оперативная сверка с территориальными органами ФК других субъектов.

6. Большим плюсом является реализация в комплексе многоуровневого утверждения и возможность применения электронной цифровой подписи. Все действия специалистов в системе юридически значимо протоколируются. Значительно экономится время на подписание бухгалтерских документов и регистров бюджетного учета, которых в день может быть более тысячи.

7. Принятая в АСФК статусная модель документов позволяет определить состояние и маршрут документа в любой момент времени.

Достаточно много можно еще говорить о преимуществах автоматизированной системы в части бюджетного учета, это и минимизаций количества регистров бюджетного учета, контроль правильности оформления и проведения реорганизационных мероприятий на территории субъекта РФ.

Но наряду с плюсами, существуют и минусы, т.е. недостатки комплекса затрудняющие работу специалистов, остановлюсь на основных:

1. Думаю, что все, кто уже работает с Автоматизированной системой сегодня, согласятся со мной в том, что в комплексе недостаточно рационально реализована процедура программного «закрытия операционного дня».

Сегодняшняя реализация закрытия операционного дня системы – это одномоментное закрытие и блокировка всех операций, одновременно по всем счетам, актуализированным в системе (например, в УФК по Саратовской области – 985 банковских счетов). Т.е. отсутствует возможность осуществить закрытие опердня в разрезе бюджетов и видов деятельности. СЛАЙД

Недостатком системы является и отсутствие информативности об окончании выполнения процедур, связанных с операционным учетом.

Необходимо усовершенствовать процедуру закрытия опердня системы. В начале года наши предложения были переданы внедренцам, суть их заключается в автоматизации процедуры закрытия, минимизируя при этом участников. СЛАЙД Достаточно в автоматизированной системе списка отделений и структурных подразделений Управления, в котором после выполнения обработки выписки, внесения всех внебанковских документов, регистрации бюджетных данных системой проставлялся бы признак завершения работы, причем в разрезе бюджетов и видов деятельности. И далее, после того, как список заполняется признаком выполнения работ по бюджетам, система автоматически должна закрывать отработанный бюджет и соответствующий вид деятельности и далее всю систему в целом.

Сегодня, процедура «закрытия» регулируется организационным методом.

Для того, чтобы управлять технологическим процессом и владеть информацией о выполнении той или иной процедуры, в УФК по Саратовской области, был утвержден регламент выполнения операций, в котором каждый процесс имеет реальные временные рамки. СЛАЙД. Данный регламент и устанавливает время открытия и закрытия опердня системы. Каждый участник выполнения того или иного процесса четко знает свой лимит времени и строго соблюдает установленный порядок, в случае, возникновения проблемных ситуаций, связанных с невозможностью закончить процедуру во время, оповещает о причинах на форуме Управления. Регламент Управления выстраивает технологическую цепочку выполнения операций по всем бюджетам и дает информацию о том, какой процесс выполняется всей региональной системой в конкретный момент времени и четко определяет время закрытия операционного дня.

2. «Слабым звеном» на сегодняшний день остается учет внебанковских операций. Т.е. возможны ситуации, когда внебанковские документы или не имеют проводок, или проводки задвоены или же первоначально проставлены, а затем сторнированы, бухгалтерская Справка при отсутствии проводок или при наличии сторнированных записей не создается системой, а при задвоении - увеличивает сумму внебанка. Как результат, в регистрах бюджетного учета данные операции не отражаются или искажаются, неверно формируется и бюджетная отчетность. Поиск таких операций очень проблематичен, особенно это касается внебанковских документов администраторов доходов. К сожалению, в АСФК отсутствует инструмент, позволяющий выбрать весь внебанк по документам операционного учета (ЗКР и УВиП) вне зависимости от наличия корректности проводки, а затем сопоставить с данными синтетического учета.

3. В автоматизированной системе до сих пор не решена проблема учета операций администраторов доходов бюджетов, связанных с внесением изменений в Указания о Порядке применения бюджетной классификации РФ, с уточнением реквизита документа ОКАТО. При проведении такого рода Уведомлений завышаются обороты по счетам 40201.

Аналогичная ситуация с операциями, связанными с уточнением кодов целей детализирующих целевые средства федерального бюджета, переданные в субъекты Российской Федерации в порядке межбюджетных отношений. Завыешение оборотов по счетам 130700.

4. На наш взгляд, существенным недостатком автоматизированной системы является отсутствие возможности пользователем формировать нерегламентированную отчетность, т.е. осуществлять выборку данных в различных разрезах, а затем, сопоставлять полученную информации между собой в автоматизированном режиме.

Гарантия качественного бюджетного учета и, соответственно, бюджетной отчетности – это идентичность операционного (аналитического) и бухгалтерского учета, и как факт, достоверность представляемой информации внешним пользователям. Достоверность информации обеспечивается полной сопоставимостью показателей аналитической отчетности, регламентируемой Приказами №92н и №8н и показателей бюджетной отчетности органов Федерального казначейства.

Наиболее актуальна данная реализация в условиях централизации бюджетного учета операций средств местных бюджетов на уровне Управления, когда информация в виде отчетов как аналитических, так и бухгалтерских направляется из Управления каждому из бюджетов на территории региона.

Продолжая тему централизации бюджетного учета кассового обслуживания исполнения местных бюджетов на уровне Управления, немного остановлюсь на опыте нашего региона.

Безусловно, всех интересует вопрос: Сколько необходимо сотрудников для ведения бюджетного учета операций по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов публично-правовых образований и составления соответствующей отчетности?

Невозможно однозначно ответить на данный вопрос.

В каждом регионе существуют свои особенности и поэтому, решение должно быть принято индивидуально, учитывая количество местных бюджетов, вариант кассового обслуживания, подготовку пользователей, организацию документооборота в Управлении и многие другие факторы.

Коротко, расскажу, каким образом бюджетный учет кассового обслуживания исполнения местных бюджетов организован в УФК по Саратовской области. СЛАЙД

Для информации:

В Управлении обслуживается 439 – местных бюджетов. 435 бюджетов публично-правовых образований – это вариант кассового обслуживания с открытием лицевого счета финансовому органу, 4 бюджета находятся на полном кассовом обслуживании.

Ко всем счетам местных бюджетов открыты банковские счета Управлению на балансовом счете 40116 для обеспечения наличными деньгами получателей средств местных бюджетов.

Всего Управлению для кассового обслуживания исполнения местных бюджетов открыто 878 банковских счетов.

В начале текущего года, полномочия Отделений по ведению бюджетного учета операций со средствами местных бюджетов были пролонгированы. В течение первого месяца работы – мы адаптировались к новым условиям, следующие два месяца – детально изучали возможности автоматизированной системы в части ведения бюджетного учета сотрудниками Управления, выстраивали технологическую цепочку, активно работали с разработчиками проекта в части доработок комплекса, силами информационного отдела Управления автоматизировали стандартные процедуры.

Далее - тестирование выработанной стратегии, и только после положительного результата тестирования, полномочия ведения бюджетного учета операций по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов публично-правовых образований были отозваны у Отделений и закреплены за Управлением.

В период изучения возможностей комплекса, нами были проведены наблюдения, результаты которых представлены на слайде.

Ежедневные стандартные процедуры по ведению бюджетного учета представляют собой:

1. Проверка правильности отражения банковских операций на счетах бюджетного учета.

2. Проверка правильности отражения внебанковских операций на счетах бюджетного учета.

3. Проверка соответствия показателей Журнала по прочим операциям и данных Главной книги.

При визуальном способе выполнения стандартных процедур, временные затраты по проверке 1 бюджета составляют около 10 минут рабочего времени в день.

При 8-часовом рабочем дне необходимо как минимум 10 специалистов на выполнение этой рутинной работы. Причем риск ошибок – очень велик.

При автоматизации стандартных процедур, процесс проверки 439 бюджетов занимает 120 минут.

Экономия рабочего времени составляет 4270 минут.

Проведя сравнительный анализ, мы пришли к выводу о том, что автоматизация крайне необходима, т.к. позволяет не только экономить трудовые затраты, но и минимизировать риск наличия ошибок контроля.

Специалистами фирмы ОТР часть процедур уже автоматизирована в АСФК, часть – автоматизировали специалисты отдела Информационных технологий нашего Управления с помощью собственных разработок.

Ежедневно, автоматизированным способом, в Управлении осуществляется проверка правильности отражения в бюджетном учете и регистрах бюджетного учета банковских и внебанковских операций, одновременно, по всем бюджетам. В случае обнаруженных ошибок и несоответствий, специалистами диагностируется проблема, регистрируется обращение и курируется до полного устранения. Далее, формируются одновременно по каждому из бюджетов Журнал по прочим операциям и Главная книга, затем регистры направляются на утверждение и подписание уполномоченными лицами. После подписания документы приобретают соответствующий статус и переходят в единое хранилище данных.

По окончании отчетного месяца, формируется регламентированная бюджетная отчетность по каждому местному бюджету. СЛАЙД Перед представлением в финансовые органы отчетность обязательно сопоставляется (опять же) автоматизированным способом с данными аналитической отчетности доходов и расходов в разрезе каждого бюджета, и только при условии положительного протокола, т.е. полного соответствия, передается на дальнейшее утверждение и подписание. После подписания, по настроенному маршруту выгружается в СЭД и направляется в соответствующий финансовый орган.

Сверка данных аналитического и бухгалтерского учета осуществляется автоматизированным способом с помощью программ, разработанных специалистами IT отдела Управления. Результатом сверки является протокол.

Таким образом, максимальная автоматизация стандартных бизнес-процессов, которые повторяются изо дня в день, из месяца в месяц позволит улучшить качество не только бюджетного учета, но и качество представляемой информации участникам бюджетного процесса.

Повторюсь, если скажу о важности реализации в автоматизированной системе инструмента, позволяющего сопоставлять данные аналитического и синтетического учета. Наши предложения в части автоматизации бухгалтерского блока зарегистрированы в виде обращений в «Системе учета инцидентов». Будем надеяться, что они будут реализованы в ближайшей перспективе.

Говоря о новом программном продукте – АСФК, нельзя не сказать о том огромном потенциале, которым обладает автоматизированная система.

Базируясь на централизации в одном источнике всех кассовых операций по доходам и расходам регионального бюджета и каждого местного бюджета на территории субъекта Российской Федерации и, учитывая единую методологию ведения бюджетного учета и формирование бюджетной отчетности, возможно организовать в системе бюджетный учет операций кассового исполнения регионального и местных бюджетов в соответствии с действующими нормами.

Данная реализация позволит оперативно и качественно представлять всем заинтересованным финансовым органам, с использованием системы электронного документооборота или же путем использования портальных решений, ежедневные регистры бюджетного учета с отражением всех банковских и внебанковских операций за день, а также бюджетную отчетность по кассовому исполнению бюджета публично-правового образования, составляемую на основе данных «кассового» метода учета в соответствии с правилами, установленными Инструкцией № 128н.

Данный сервис может быть предоставлен в полном объеме финансовым органам при условии открытия лицевых счетов участникам бюджетного процесса в органах Федерального казначейства, на которых в том числе отражаются и бюджетные данные.

Положительные стороны использования такого сервиса:

1. Финансовый орган территории выполняет непосредственно полномочия по организации исполнения бюджета публично-правового образования;

2. Экономия средств муниципального бюджета на приобретение и обслуживание программного комплекса, в котором ведутся лицевые счета участников бюджетного процесса;

3. Финансовый орган, получив отчетные формы должен провести только процедуры проверки и сверки показателей, а не ждать, когда соответствующую отчетность представят субъекты бюджетных правоотношений, непосредственно исполняющие бюджет территории, чтобы затем в короткий срок формировать «свои» формы отчетности.

Организация данных возможностей в автоматизированной системе позволит финансовым органам исключить проблемы, связанные:

с отражением в учете и, соответственно, в отчетности неактуальных кодов бюджетной классификации.

Реализация в автоматизированной системе ведения бюджетного учета кассового исполнения бюджетов бюджетной системы РФ и составление соответствующей отчетности – это не далекая перспектива, а уже сегодняшний день. СЛАЙД

В АСФК уже существует возможность вести учет кассового исполнения бюджета публично-правового образования и формировать соответствующую отчетность.

В качестве эксперимента, мы протестировали реализованную возможность на примере одного из бюджетов публично-правового образования. Результаты представлены на слайде.

Такая проблема, как отсутствие информации об операциях на банковских счетах и некассовых операциях, может быть решена путем предоставления дополнительной информации органам ФК в целях получения отчетности в полном объеме.

Возможность получать необходимую информацию, используя существующее единое информационное пространство, станет огромным подспорьем для всех участников бюджетного процесса.

Необходимо развивать и максимально использовать в работе имеющиеся возможности автоматизированной системы Федерального казначейства, тем самым, способствуя выполнению миссии казначейства, а именно, укреплению устойчивости, надежности и прозрачности финансовой системы Российской Федерации, а также обеспечению сохранности финансовых средств публично-правовых образований.

Благодарю за внимание.